نظام المعلومات المحاسبي - دليلك الشامل لإنشاء النظام المحاسبي

كيف تنشئ نظام معلومات محاسبي ناجح

النظام المحاسبي هو بمثابة الجهاز العصبي لأى شركة ‘ والمحاسب هو القائد الذى يشرف على عمل هذا الجهاز ‘ فإذا أختل هذا الجهاز أو كانت هناك مشكلة في إدارته والإشراف عليه أختل كل شيء داخل الكيان المسمى بالشركة .
وحرصا منا على تقديم أكثر فائدة ممكنة للسادة الزملاء المحاسبين فسوف نتناول هذا الموضوع في سلسلة من المقالات بحيث يمكن تغطيته من كافة جوانية .

نظام المعلومات المحاسبي - دليلك الشامل لإنشاء النظام المحاسبي

تتضمن هذه المقالة نظرة عامة على النظام المحاسبي بجميع مكوناته من حيث تعريفه ‘ خصائصه ‘ أهدافه ومكوناته وهذه خطوة لابد منها للتأسيس للمقالات التالية والتي سنفصل فيها كل عنصر من عناصر النظام المحاسبي ‘ كما يجب أن تعلم زميلي المحاسب أننا راعينا بقدر الإمكان البعد عن التنظير والفكر المحاسبي النظري ‘ وبدلا من ذلك قمنا باعتماد الممارسة العملية كأساس لهذه السلسلة من  المقالات .

جدول محتويات المقالة (النظام المحاسبي - دليلك الشامل لإنشاء نظام محاسبي )

•  ما هو النظام المحاسبي

•  أهداف النظام المحاسبي

•  خصائص النظام المحاسبي

•  أنواع النظم المحاسبية

•  مكونات النظام المحاسبي

ما هو النظام المحاسبي

يمكن تعريف النظام المحاسبي على إنه مجموعة من الطرق والإجراءات والأساليب والتي تستخدم في تجميع وتبويب وتسجيل المعاملات المالية بطريقة منظمة ومنطقية ‘ ثم تخزينها واسترجاعها في شكل تقارير مالية مفيدة لمتخذي القرار داخل الشركة .

من التعريف السابق يمكن وضع تصور عام ومبدئي للنظام المحاسبي في النقاط التالية .

1. النظام المحاسبي هو مجموعة طرق وإجراءات وأساليب 

الطريقة هي مجموعة الإجراءات والأساليب التي يقوم بها المحاسب لتحقيق أهدافه ‘ فإذا افترضنا مثلا أن المحاسب يخطط لتصميم الطريقة المحاسبية التي سوف تستخدم في تشغيل البيانات وهى مرحلة تمثل الجزء الثاني من مكونات النظام المحاسبي (سوف نفصل ذلك لاحقا) والخاصة بتسجيل البيانات المالية ‘ فقد يختار من بين الطرق المتاحة الطريقة الفرنسية بدلا من الأمريكية .

أما الأسلوب فهو مجموعة القواعد والضوابط التي ينفذ بها المحاسب  الطريقة الفرنسية التي اختارها  ‘ مثال ذلك قد يقرر أحد المحاسبين وضع قاعدة حاكمة في تطبيق هذه الطريقة وهى أن يتم التسجيل في اليوميات المساعدة من خلال المستند الأصلي بينما يتم التسجيل في دفاتر الأستاذ المساعد من خلال مستند أخر ‘ بينما قد يختار محاسب أخر أن يتم التسجيل في كل من اليومية والأستاذ بنفس المستند .

أما الإجراء و اتساقا مع المثال فهو الكيفية التي يتم بها تسجيل المستند في اليوميات المساعدة والأستاذ المساعد ‘ فقد يختار أحد المحاسبين أن يسجل فاتورة الشراء في يومية المشتريات بالقيم المالية فقط مع ذكر رقم الفاتورة وتاريخها وأسم المورد بعد توقيع مدير المخازن ومدير الشراء عليها ‘ بينما قد يختار محاسب أخر اشتراط إرفاق صورة من كل من طلب الشراء وإذن المخازن مع الفاتورة مع تسجيل بيانات تلك المستندات جميعها في يومية الشراء  .

2. استخدام الطرق والإجراءات والأساليب في تجميع وتبويب وتسجيل المعاملات المالية

بعد أن حددنا الطريقة الفرنسية و إجراءاتها وأساليبها ‘ كيف سيقوم المحاسب بتجميع وتبويب وتسجيل المعاملات ‘ سوف يتم ذلك عن طريق ما يسمى بالدورة المسندية (سوف يأتي شرح لاحق لها ) ‘ سوف تتدفق المعلومات إلى المحاسب في شكل مستندات مثل فاتورة الشراء ‘ طلب الشراء ‘ وإذن دخول المخزن ‘ حيث يقوم المحاسب بالتسجيل سواء في دفتر المشتريات أو على برنامج محاسبي .

3. تخزين البيانات ثم استرجاعها في شكل تقارير مالية

أخيرا تحفظ البيانات في الدفاتر أو البرنامج المحاسبي لحين طلبها ‘ ويتم إعدادها في شكل تقارير وحسب الحاجة ‘ بالطبع يجب تسجيل المعاملات طبقا لطريقة القيد المزدوج ومن خلال مجموعة من الخطوات (سنأتي إليها لاحقا فلا تقلق فنحن ما زالنا في البداية) حتى يمكن استخراج تقارير مالية مفيدة .

أهداف النظام المحاسبي

في الفكر المحاسبي التقليدي أو عند قيامك بالبحث عن أهداف النظام المحاسبي من خلال محرك البحث جوجل ‘ ستجد أن هناك أربعة أو خمسة أهداف للنظام المحاسبي مثل توفير البيانات الدقيقة ‘ حماية أصول الشركة ومشابه ذلك ‘ كما ستجد أن الكثير يخلط بين خصائص النظام المحاسبي وبين أهدافه مثال ذلك يضع البعض موثوقية البيانات ضمن الأهداف بينما هي من خصائص النظام .

ما نود قوله وما يحدث في الحياة العملية أن أهداف النظام المحاسبي وإن كان هناك حدود دنيا لهذه الأهداف يجب أن يوفرها النظام ‘ إلا أنه بالتأكيد سوف تختلف حجم هذه الأهداف  من شركة إلى أخرى ومن صناعة إلى أخرى حسب حجم الشركة ونوع الصناعة وفلسفة الإدارة العليا ‘ وسوف تختلف أيضا حسب الكيان القانوني للشركة ‘ كما ستختلف الأهمية النسبية لكل هدف طبقا للعوامل السابقة أيضا .

تخيل معي زميلي المحاسب أن هناك أثنين من المحاسبين أحدهما يعمل في شركة تقع في المنطقة الحرة وهى شركة صناعية ومسجلة في بورصة الأوراق المالية  وتقوم بتصدير إنتاجها بالكامل إلى خارج البلاد ‘ وبالتالي هي لا تخضع لضريبة الدخل ولا لضريبة القيمة المضافة ‘ بينما الشركة الأخرى تعمل داخل البلاد وتخضع لكل أنواع الضرائب المصرية وهى شركة أشخاص وتعمل في النشاط التجاري ‘ وطلب من كل من الأثنين تصميم نظام محاسبي لشركته ‘ فهل ستكون الأهداف واحدة .

على كل حال ومن خلال الممارسة العملية نضع لك الحد الأدنى من الأهداف الذى يسعى أي نظام محاسبي إلى تحقيها وهى  .

• ضمان دقة البيانات المالية 
• حماية أصول الشركة
• المساعدة في اتخاذ القرارات المالية الرشيدة عن طريق إمكانية تحليل تلك البيانات بطريقة ملائمة
• ضمان توافق المعاملات المالية مع القوانين والتشريعات واللوائح الداخلية

خصائص النظام المحاسبي

يمكن القول أن خصائص النظام المحاسبي الجيد هي نفسها خصائص المعلومات المحاسبية الجيدة والتي يمكن تلخيصها في الاتي .

• الاعتمادية ويقصد بها أن البيانات المالية يجب أن تكون دقيقة وخالية من الأخطاء ويمكن الاعتماد عليها
• ذات الصلة ويقصد بها أن تكون البيانات المالية ذات صلة بنشاط الشركة وتؤثر في اتخاذ القرارات
• القابلية للفهم يجب ألا تتصف البيانات المالية بالغموض والتعقيد وأن تكون سهلة الفهم
• القابلية للمقارنة يجب أن تكون المعلومات المالية قابلة للمقارنة مع الشركات الأخرى وعلى مدار سنوات الشركة
• الوقتية يجب أن يتم تقديم المعلومات المالية في الوقت المناسب

وأخيرا ما نود قوله هو أن النظام المحاسبي الجيد يجب أن تتوافر فيه خصائص تنتج معلومات تتسم بالصفات السابقة ‘ كما يجب أن يتميز النظام بالمرونة الكافية والتي تجعله قادرا على التكيف مع المتغيرات التي تحدث داخل الشركة دون أن يؤثر ذلك على أدائه ‘ كما يجب أن يوفر النظام للعاملين والمديرين سهولة الدخول عليه والتعامل معه بأقل جهد .

أنواع النظم المحاسبية

يوجد نوعين من الأنظمة المحاسبية .
• النظام المحاسبي اليدوي ويعتمد على مجموعة من الدفاتر الورقية أو حتى البرامج الإحصائية على الكمبيوتر مثل الإكسيل وغيرها
• النظام المحاسبي الحديث ويعتمد كليةً على برامج السوفت وير من حيث الإدخال والتشغيل والإخراج للبيانات المالية

ربما يضع البعض تصنيفات أخرى لأنواع الأنظمة المحاسبية مثل النظام المحاسبي المالي والنظام المحاسبي الإداري  وهذا تصنيف من حيث درجة التكامل وهو بالطبع تصنيف غير دقيق فالمفروض أن يكون النظام المحاسبي متكامل ويشمل قطاعات المالية والتكاليف والمخازن وغيرها .

كما قد يقرر البعض تصنيف الأنظمة المحاسبية إلى أنظمة محاسبية عامة وأنظمة محاسبية متخصصة ويقصد بالأخيرة الأنظمة الخاصة بأنشطة معينة مثل البنوك وشركات التأمين وهذا تصنيف مقبول حيث تتطلب الأنشطة المتخصصة تلك طرق وأساليب وإجراءات مختلفة لتصميم النظام المحاسبي لها .

مكونات النظام المحاسبي

النظام المحاسبي هو نظام مفتوح يؤثر ويتأثر بالبيئة التي يعمل فيها وهو يتكون من مجموعة من الأجزاء شأنه شأن أي نظام أخر وهذه الأجزاء هي ‘ الجزء الأول من النظام ويسمى مدخلات النظام ويتكون من خريطة الحسابات والدورة المسندية ‘الجزء الثاني من النظام ويسمى تشغيل النظام وقد يكون يدويا أو ألي ويتكون من  المجموعة الدفترية أو البرنامج المحاسبي ‘ الجزء الثالث ويسمى مخرجات النظام وهو عبارة عن التقارير المالية التي ينتجها النظام .

 ¶خريطة أو شجرة الحسابات 

شجرة الحسابات هي مكون أساسي من مكونات نظام المعلومات المحاسبي وهى عبارة عن مخطط هيكلي يعكس جميع الحسابات المالية المستخدمة في إدارة أنشطة الشركة وتتألف عادة شجرة الحسابات من عدة مستويات تتضمن الحسابات الرئيسية والحسابات الفرعية والحسابات الثانوية والهدف الرئيسي لشجرة الحسابات هو تنظيم الحسابات المالية بطريقة منطقية ومتسلسلة مما يساعد في تقديم تقارير ماليه دقيقه ويسهل عملية البحث والاسترجاع للبيانات المالية .

¶الدورة المسندية 

تعتبر الدورة المسندية هي العنصر الثاني من المكون الأول للنظام المحاسبي وهى تمثل خط السير المرسوم للمستند المحاسبي داخل الشركة والتي تبدء بتسجيل كل بيان أو عملية ماليه تتم بشكل يومي في مستند مناسب ويمر هذا المستند بعدة مراحل داخلية طبقا لما هو مخطط له حتى ينتهي به المطاف إلى تسجيله طبقا لنظام القيد المزدوج داخل المجموعة الدفترية أو البرنامج المحاسبي ولكى تقوم الدورة المسندية بدور ناجح داخل النظام المحاسبي يجب أن تحقق الشروط التالية .

• تحقيق الرقابة والضبط الداخلي لكافة عمليات الشركة
• المساعدة في تسهيل سير العمليات داخل الشركة
•  يجب أن تكون المستندات غير معقدة وتتميز بالبساطة والانسيابية وسرعة التسجيل

¶ المجموعة الدفترية أو البرنامج المحاسبي

يهدف أي نظام محاسبي إلى تحقيق غرض رئيسي يتمثل في تقديم البيانات المالية السليمة للمستويات الإدارية المختلفة وبأقل تكلفة اقتصادية وبأسرع وقت ممكن وتعتبر دقة البيانات عاملا هاما في تقييم النظام المحاسبي ومن أهم العوامل التي تؤدى إلى الدقة في البيانات هو عامل تصميم السجلات والمستندات على أسس منطقية سليمة .

وتتوقف عدد ونوعية هذه الدفاتر على الطريقة المستخدمة في القيد المحاسبي ويوجد طريقتين سائدتين في سوق العمل المصري هما الطريقة الفرنسية والطريقة الأمريكية وقد يكون التسجيل المحاسبي قائم من خلال برنامج محاسبي يعتمد على الكمبيوتر وتوخيا لأعلى مستويات الدقة والرقابة يراعى عند تصميم المجموعة الدفترية للشركة أن تحقق الترابط بين الدفاتر الرئيسية والدفاتر التحليلية على أساس فكرة القيد على التوازي بالدفاتر الرئيسية والدفاتر الفرعية من نفس المستند وذلك تحقيقا للأغراض التالية .

• تبسيط عملية التسجيل بالدفاتر بدون الحاجة إلى عمل قيود مرحلية كثيرة
• توحيد الإجراءات التنفيذية للتسجيل بين كل من عملية القيد في النظام اليدوي وعملية الإدخال في النظام الآلي.
• تحقيق الرقابة الذاتية على دورية ودقة القيد بالدفاتر.
•  إعداد القوائم المالية ( التدفقات النقدية – قائمة الدخل – وقائمة المركز المالي )
•  مد الإدارة بمعلومات تساعدها على أداء عملها بكفاءة واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة

 مكونات النظام المحاسبي الآلي

في ظل التطور التكنولوجي الحالي فإن الكثير من الشركات ومنظمات الأعمال أصبحت تعتمد على الحاسب الألي في تشغيل المعاملات المالية وقد مكنها ذلك من تسجيل بياناتها المالية بسرعه ودقة عالية واستخراج التقارير المالية المطلوبة في الوقت المناسب مما أدى إلى تحسن كبير في عملية اتخاذ القرار ويمكن تخليص مكونات النظام المحاسبي الذى يعتمد على الحاسب الألي في الاتي .

1. الإجراء وهو ترتيب وتتابع منطقي لتسجيل العمليات المالية
2.  البيانات وهى المادة الخام التي يتم تشغيلها داخل الحاسب الآلي
3. الأفراد هم المستخدمون للنظام
4.  الهارد وير وهى أجهزه الكمبيوتر وملحقاتها وشبكة الإنترنت
5. السوفت وير وهى التطبيقات والبرامج المحاسبية المستخدمة

هذا وسوف نفرد فصل مستقل في هذه السلسلة للنظام المحاسبي الآلي

ً¶ الطريقة الفرنسية

تقوم الطريقة الفرنسية على أساس استخدام مجموعة كبيرة من الدفاتر اليومية ودفاتر الأستاذ لذلك فهي تناسب المشروعات كبيرة الحجم كثيرة العمليات المالية وتخصص هذه الطريقة دفاتر للعمليات التي تتكرر في المنشأة فمثلاً تخصص دفتر يومية مستقل لعمليات الشراء الآجل ودفتر يومية آخر لعمليات البيع الآجل وهكذا وتعتبر هذه الدفاتر بمثابة دفاتر يومية مساعدة وبعد الإثبات في مجموعة الدفاتر المساعدة يتم كل فترة معينة إثبات قيود يومية إجمالية حيث يثبت قيد إجمالي لكل دفتر يومية مساعد ، كما أن هذه الطريقة تعتمد على دفترين للأستاذ الأول دفتر أستاذ عام والثاني دفتر أستاذ مساعد ونبين في الرسم التوضيحي التالي نموذج للطريقة الفرنسية .

¶الطريقة الأمريكية

ترتكز الطريقة الأمريكية على استخدام دفتر واحد فقط حيث يعتبر بمثابة يومية وأستاذ معاً ، لذلك تعتبر من أسهل الطرق المحاسبية على الإطلاق وتلائم المنشآت صغيرة ومتوسطة الحجم .

 ¶التقارير المالية الخارجية والداخلية

يمكن تعريف التقارير المالية بأنها الأداة الإدارية المُستخدَمة في إيصال المعلومات المالية الرئيسية إلى أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين من خلال تغطية كل جانب من الجوانب المالية عبر مؤشرات أداء رئيسية مرتبطة بهذه الجوانب و تتعدد أهداف التقارير المالية لتشمل جوانب مختلفة من عمل الشركة وعلى كافة الأصعدة إلا أن هناك مجموعة من الأهداف المشتركة بين جميع الشركات على مختلف مجالات عملها يمكن تلخيصها وفق ما يلي .

عرض الوضع المالي للمستثمرين وأصحاب المصلحة

تعرض التقارير المالية لمحة موجزة عن الأداء المالي الأساسي للشركة، وتساعد في تتبع سير الأموال حتى لحظة إعداد التقرير ‘كما تشجع المستثمرين على استثمار أموالهم ضمن الشركة في حال وجدوا أن المشروع مناسب لاحتياجاتهم الاستثمارية .

 الالتزام بقوانين الضرائب

تساعد التقارير المالية الدورية المطلوبة من قبل الجهات المسؤولة عن الضرائب في البلد الذي تعمل ضمنه الشركة على فحص الإقرار الضريبي الخاص بالشركة حيث ستستخدم الإدارة الضريبية التقارير المالية المُقدَّمة للتأكد من الدفع المستحق على الشركة وكلما زادت جودة التقارير المالية المُقدَّمة، كلما تمكنت الشركة من تخفيض التكليف الضريبي وتجنب التباين في الأرقام  .

 تتبع الأداء المالي

تساعد التقارير المالية أصحاب القرار على اتخاذ القرارات المناسبة للشركة ورسم الاستراتيجيات المناسبة إضافة إلى دراسة الفرص الاستثمارية والتنبؤ بمميزات ومساوئ تلك الاستثمارات من خلال تتبع الأداء المالي للشركة.

 تخفيض معدل الأخطاء

يمكن أن تواجه الشركة مجموعة من الإشكاليات القانونية والأضرار التي يمكن أن تتعرض لها ربحية الشركة في حال إعداد تقارير مالية غير دقيقة حيث توفر التقارير المالية الدقيقة مراقبة مستمرة للأموال في جميع جوانب الشركة وتخفيض الأخطاء لكي لا تكون سببا لمشاكل أكبر .

 إدارة الديون

تؤدي أخطاء التقارير المالية التي أُعِدَت وفق نموذج عمل تجاري معين إلى مشاكل في إدارة الديون المترتبة على الشركة و لا بد من استخدام التقارير المالية وخصوصا التقارير المحاسبية في تنظيم الديون من خلال إعداد ميزانية عمومية مفصلة للأصول والخصوم .

ما الفرق بين القوائم المالية والتقارير المالية؟

نظرا لأهمية عمل القوائم المالية إضافة إلى التقارير المالية في عمل الشركات لا بد من توضيح الفرق بين القوائم المالية والتقارير المالية .

تهدف التقارير المالية إلى تقديم البيانات التي لها آثار مالية حيث تساعد أصحاب المصلحة داخل وخارج المؤسسة في اتخاذ قراراتهم كما تحتوي على بيانات مالية وغير مالية. بينما تعد القوائم المالية خلال فترات منتظمة و حسب الحاجة وفي تكون البيانات عامة غير موجهة لأشخاص معينين وإيجازاً يمكن القول إن القوائم المالية هي تقارير .

 وتعتبر القوائم المالية تقارير ماليه ولكن هي ليست كل التقارير المالية حيث يعتبر تقرير مجلس الإدارة مثلا تقرير مالي ولكنه ليس جزء من القوائم المالية .
 

الخاتمة : في هذه المقالة قمنا بعرض نظرة عامة على المفاهيم الأساسية للنظام المحاسبي ‘ وبالرغم من أن منهجنا على هذا الموقع هو البعد عن التنظير المحاسبي قدر الإمكان إلا أن هذه المقالة التقديمية للنظام المحاسبي كان لابد منها ‘ أما في المقالات التالية سوف يكون منهجنا عكسي تماما ‘ حيث أننا سوف نقوم بتأطير أو تنظير الممارسات المهنية في أرض الواقع وطبقا لخبراتنا في هذا المجال والتي تمتد إلى أكثر من ثلاثين عاما .